In un momento di incertezza economica, come quello che sta attraversando il nostro Paese, è quasi imperativo per le aziende studiare modalità per rendere massima l'efficienza e minimi i costi. Non è un caso che proprio dieci anni or sono, nel corso di un analogo periodo di difficoltà, lo strumento della razionalizzazione degli spazi di lavoro abbia ricevuto una fortissima spinta e raggiunto una veloce diffusione.
"Nel '92/'93 si registrò un forte ricorso alla riduzione e riorganizzazione degli spazi per contenere i costi - spiega Massimo Roj, managing partner di Progetto Cmr. Questo processo portò notevoli risultati, anche perché negli anni precedenti molto poco era stato fatto e quindi i margini di miglioramento erano enormi. Inoltre, questo avvenne parallelamente all'avvio del Fm che era appena sbarcato in Italia».
Fm e riorganizzazione degli spazi sono ancora adesso, dieci anni dopo, gli strumenti più utilizzati per migliorare l'efficienza e ridurre i Costi. ma per ottenere un risultato efficace sono fondamentali non solo le competenze tecniche ma anche e soprattutto quelle di tipo organizzativo e di analisi, in modo da poter operare interventi realmente utili e incisivi.
I margini per portare consistenti benefici alle aziende con lo space planning vi sono, anche grazie all'evoluzione di due elementi, oggi considerati strategici per la ristrutturazione dello spazio: la tecnologia e le strutture organizzative delle aziende.
La prima si sta sviluppando con sorprendente velocità, mentre per le seconde si assiste sempre più ad un progressivo abbandono delle strutture rigidamente gerarchiche.
Ma quali sono le aziende che ricorrono con maggior frequenza a misure di razionalizzazione dell'ambiente di lavoro?
"I soggetti economici che operano nell'ambito tecnologico - aggiunge Roj sono da sempre stati all'avanguardia in questo campo. Questo vale ancora oggi, ma la differenza con le aziende di tipo più tradizionale, come banche, assicurazioni, si è leggermente ridotto. Anche le Pubbliche Amministrazioni, da sempre le meno propense a ripensare l'ambiente lavorativo, si stanno muovendo in questa direzione. Anche se lentamente, si può notare come anche per le Pubbliche Amministrazioni sia in atto una rivisitazione nelle logiche di uso dello spazio, con l' abbandono del criterio strettamente gerarchico a favore di uno più funzionale e in grado di garantire un ambiente di lavoro più confortevole".
Nell'ambito della razionalizzazione spaziale e organizzativa, non si può non tener conto della comunicazione e della socializzazione tra i dipendenti. I progressi nelle telecomunicazioni hanno avuto un forte impatto sulla vita lavorativa ma, paradossalmente, hanno spesso portato con sé anche il rischio di isolare tra di loro i dipendenti, Per questo è vitale che nell'organizzazione degli spazi aziendali ci si ponga come obiettivo quello di facilitare gli scambi interpersonali, creando spazi dedicati e aree dove siano in qualche modo facilitati i contatti tra i dipendenti.
Se negli anni '80 gli spazi di supporto come salottini, sale riunioni, aree break, spazi conviviali e di relax occupavano al massimo il 20% dell'area ufficio, oggi in alcune realtà arriva anche al 40/50%, facilitando lo svolgimento del lavoro ed agevolando il rapporto tra colleghi e lo scambio di informazioni, facilitando il lavoro di team, sempre più presente. Inoltre, l'organizzazione del lavoro negli ultimi anni sta sempre più puntando sul lavoro di gruppo, e quindi vanno studiati spazi adatti all'attività in team.
"Le soluzioni di space planning che riscontrano più favore - aggiunge Roj - sono quelle più all'avanguardia, come l'abbandono totale o parziale della classica postazione di lavoro personale a favore di una strutturazione dell'ufficio per aree funzionali. Soluzioni, queste, ben adattabili in aziende per loro natura dinamiche, come quelle di tipo commerciale, consulenziale o di supporto tecnico, dove il personale è già in qualche modo abituato a non avere una scrivania fissa. In aziende d'impostazione più tradizionale invece è difficile che siano accettate di buon grado. L'età e il retaggio culturale del singolo lavoratore ha un suo impatto se è giovane e proviene dall'università, è già abituato a spostarsi in luoghi diversi per svolgere funzioni diverse e quindi trova molto più accettabili queste nuove soluzioni.
"Quanto all'utilizzo dell'open space - spiega ancora Roj - spesso è stato inteso male il suo impiego. Da noi non sono proponibili impieghi su vasta scala come negli Stati Uniti, anche per un limite oggettivo: i nostri uffici non hanno estensioni vaste quanto i loro.
L'uso dell'open space qui è comunque possibile, ma in misura minore, con caratteristiche diverse e solo dopo aver stabilito che sia realmente necessario.
In altre realtà, come ad esempio gli Stati Uniti e il Regno Unito, le aziende si trasformano spesso in veri e propri centri dove il dipendente può trovare la risposta a molte delle sue esigenze extralavorative: palestre per il fitness, edicole, asili, lavanderie, ecc. Se ne parla spesso anche in Italia, ma è davvero praticabile nel nostro Paese?
"Non credo, soprattutto per questioni culturali - conclude Roj . Come hanno dimostrato alcune piccole inchieste tra i facility manager, a differenza di quanto avviene nei Paesi anglosassoni, il lavoratore italiano non ama rimanere sul posto di lavoro al di fuori delle ore previste per svolgere la propria attività. Preferisce cambiare ambiente e vedere persone diverse. Ad una palestra nella stesso edificio dove lavora probabilmente ne preferirebbe una più lontana, dove può incontrare persone diverse dai colleghi o dai capi. In questo momento sono asili e le aree dedicate alla famiglia gli spazi più richiesti e ambiti, un supporto sociale e non solo personale".